Приняв эстафету после швейцарского Давоса, столица Поморья по качеству организации оказалась не хуже, и в чем-то даже преуспела в сравнении с другими городами проведения саммита. И все же, если говорить скромно - нам есть к чему стремиться. О скрытых процессах подготовки к таким событиям мы поговорили с руководителем компании-оператора саммита «ВЕРИ ГУД ГРУПП» Денисом Железниковым.
- Саммит «Неделя Арктической науки» (Arctic Science Summit Week) в Архангельске стал 21-м по счету, который проводит МАНК. Чем мы выделились в сравнении с другими городами и почему стоит об этом говорить?
- Осмысливать свою работу полезно не только организаторам, а всему сообществу региона, задействованному в смежных сферах. Это важно, потому что позиционирование Архангельской области в рамках таких глобальных событий имеет первостепенное значение не только для развития экономики. От того, как справляется регион с поставленными задачами, зависит, будут ли рассматривать Архангельск как площадку для проведения мероприятий всероссийских и международных форматов. Для этого важно с трезвым расчетом, без приукрашиваний понимать, в каких направлениях необходимо подтянуть свои знания, усилить компетенции, улучшить сервис.
Вообще для нашей компании организация подобных форумов – не просто набор каких-то констант, которые нужно соединить в одну точку. Скорее это история про преодоление, концентрацию всевозможных ресурсов в едином проекте.
Для «ВЕРИ ГУД ГРУПП» саммит – большая удача, возможность попробовать свои силы, понять, на что мы способны. Задача была не из легких, ведь для участия в форуме заявилось почти 450 человек из 29 стран. Достаточно сказать, что до этого саммиты проводились в г. Тояма (Япония), в Праге (Чехия), на Аляске (США), а в следующие два года пройдут в Исландии и Португалии.
В наши задачи входило: создание информационной платформы, подключение интернет-эквайринга для удобного проведения платежей от участников саммита, разработка транспортной логистики, помощь в оформлении приглашений и виз, организация культурной программы, проживание и питание участников, работа службы волонтеров, рекламное брендирование, создание и поддержка коммуникаций между службами и учреждениями внутри региона, занятыми в подготовке саммита.
Работать приходилось оперативно - по разным причинам на подготовку было всего пять месяцев вместо традиционных 14-15. Именно столько времени тратилось на подготовку саммитов Arctic Science Summit Week в предыдущие годы.
Удалось практически невозможное. Думаю, один из главных факторов – сложившаяся рабочая атмосфера с командой, которая набрала отличный темп и сдюжила. Не случайно по результатам саммита нас пригласили для взаимодействия на следующем Arctic Science Summit Week в 2020 году, который состоится в Исландии.
- Сколько было задействовано человек?
- По моим подсчетам - около 130. Это общее число людей, которые помогали. В их числе волонтеры – 52 человека (волонтерский центр САФУ и волонтеры Дома молодежи). Они уже имели опыт работы на крупных международных мероприятиях в других регионах страны, практически все знают иностранные языки.
- Какая роль была у региона и наших университетов?
- Руководству САФУ и СГМУ - особая благодарность. Инфраструктура университетов позволяет проводить комплексные мероприятия и способна принимать мероприятия с большим количеством участников.
Вообще идея провести Неделю арктической науки в Архангельске была озвучена еще в 2014 году с подачи академика Николая Лаверова и вице-президента МАНК Владимира Павленко, которую поддержал губернатор Игорь Орлов. Архангельск - самый крупный город в Арктике, который удостоен права принимать мировое научное сообщество. Правительство Архангельской области и глава региона выступили гарантом того, что область сделает все возможное для успешного проведения саммита.
Добавлю, что финансирование саммита осуществлялось исключительно на организационные взносы членов МАНК, без поддержки бюджета. При этом не трудно подсчитать, сколько заработал Архангельск, обеспечив пребывание в областном центре в течение недели нескольких сотен гостей.
- Как журналисты справлялись с переводом, ведь официальный рабочий язык конференции – английский?
- Из особенностей хочу отметить огромный объем работ, связанный с информационно-технической составляющей. Разработка информационной платформы, работа сервиса – все это результат невидимой работы в течение полугода. Кроме того, мы организовали работу медиацентра, который анонсировал мероприятия и во время саммита освещал события в формате ежедневных пресс-релизов на русском и английском языках.
Журналистам помогали с переводом, подбирали интересных спикеров. Впервые для саммита выпущен видеодневник на английском – по итогам каждого дня выходил короткий ролик в позитивном ключе для создания настроения гостям. Мы очень довольны результатом – порядка 120 публикаций в федеральных и региональных СМИ.
Важно пояснить, что Международный арктический научный комитет использовал Архангельск как площадку для проведения своего главного мероприятия. Комитет не преследует цели популяризировать это событие и арктическую науку в целом. Представители небольшого научного сообщества встречаются в экспедициях, взаимодействуют в формате рабочих групп в течение всего года, а на саммите координируют свою работу, подводят итоги.
Поэтому перевод как таковой для самих членов МАНК был не нужен – все ученые свободно говорят на английском. Организовать синхронный перевод в выборочные дни мы решили по собственной инициативе – это было нужно для СМИ, студентов, преподавателей, представителей исполнительной власти.
Кстати, в Архангельске не так и много комплектов для синхронного перевода. Если бы на саммит приехало заявленное число гостей – 450 человек – аппаратов бы не хватило. В целом главный вывод саммита - английский знают хорошо везде, и то, что его не знают в Архангельске – скорее наш минус.
- Случались какие-то курьезные ситуации?
- Мы с удивлением обнаружили, что даже в «узловых» местах города, где высокая проходимость иностранных гостей, достаточно слабый уровень знания языка. Это говорит о том, что мы можем продать только то, что видно глазами, а предложить что-то большее, не с витрины – увы! Тут же появилась проблема единого источника информации на иностранном языке – подборка мест отдыха, приема пищи. Где можно узнать о лучшем сервисе, комфорте, хорошем ресторане?
Благодаря помощи министерства культуры для гостей были организованы групповые посещения музеев. Участники остались в восторге от всех выставок!
Кстати, было интересно отвечать на звонки таксистов, которые с недоумением спрашивали, куда везти иностранцев. Да, общий уровень английского языка городу нужно подтягивать.
Возможно, есть смысл перед такими большими мероприятиями раздавать персоналу памятки с самыми простыми словами, чтобы люди могли откликнуться на простейшие первичные просьбы гостей.
О нашем знании языка говорили и сами члены МАНК. Даже президент Ларри Хинзман отметил, что главная проблема русских исследователей Арктики – небольшое количество работ, опубликованных на английском языке. Об их работах не знают, а когда перевод появляется, информация теряет актуальность. Так что пока язык является для нас серьезным барьером.
- Какие возникли сложности, что реализовать было наиболее тяжело?
- Чтобы создать любой продукт, сформировать о нем позитивный эффект, нужна «упаковка». Это не только стиль и дизайн, а более широкое понятие – реализованный комплекс единой визуализации. В этом случае у людей создается ощущение, что их здесь ждали, к их приезду готовились, позаботились о нюансах, продумали, что они будут делать, куда ходить. Всем же нравится забота и внимание! С другой стороны, это может смягчить какие-то промахи, огрехи.
В идеале хотелось бы, чтобы гости видели значимость таких мероприятий для региона, начиная с аэропорта и продолжая путь по центральным улицам города. Чтобы все службы и институты, которые отвечают за создание целостного приятного впечатления о городе и регионе работали в едином порыве. Даже точечное изменение городского пространства может стать одним из основных аспектов в процессе подготовки к мега-событию.
Мы как организаторы, коммуникаторы должны до мелочей отладить все процессы. Согласитесь, каким бы знаменитым не был ученый и как бы он красиво не говорил, если в зале нет стульев, отсутствует питьевая вода, интернет не работает, а в поисках перекуса нужно бежать два квартала - никто за такое спасибо не скажет.
Невидимых и непонятных процессов для обычных наблюдателей происходит много, наша цель – сделать так, чтобы все летало, и гости не тратили время на поиски нужных предметов…
Сложностей было достаточно, и они еще раз доказывают: область нуждается в пуле компаний-организаторов или некоего регионального оператора, который мог бы брать на себя руководство такими проектами. За короткий срок собрать профессионалов по каждому направлению, наладить связи, а потом разбежаться – такой формат не позволяет оттачивать мастерство и нарабатывать практику.
- Вы считаете, что у Архангельска есть шанс стать центром притяжения глобальных событий?
- Несомненно. Главное, чтобы в городе было то критическое количество людей и профессионалов, которые вместе способны верить в изменения и совершать их.
Арктический саммит – исключительно научное мероприятие. Но если говорить в целом о событийных форматах, деловых и политических форумах, то за право их проводить нужно бороться, лоббировать интересы региона.
Например, Архангельску важно пытаться вернуть право проводить Международный арктический форум. А главное – поверить, что это реально. Для Петербурга это одно из многочисленных событий, а для Архангельской области – некая точка роста…
Научный саммит еще раз доказал – столица Поморья вполне способна достойно принимать такое количество гостей. Успешное проведение крупных событий благоприятно сказывается на имидже города далеко за его пределами.
Компании «ВЕРИ ГУД ГРУПП» Arctic Science Summit Week дал большой опыт и для нас это следующий этап развития. Благодаря полученным знаниям мы продвигаем новый формат работы – организацию крупных мероприятий регионального и всероссийского уровня.
Такова стратегия нашего развития и в Архангельске, и за рамками региона. Будем рады, если наши услуги будут востребованы.
Елена Светличная
Справка:
«ВЕРИ ГУД ГРУПП» специализируется на организации событийных и торжественных мероприятий, существует с 2011 года. В портфолио целая серия успешных проектов и сотни мероприятий. Среди них особо выделяется вывод на Первый канал двух команд КВН - в 2014 году «Поморы», а в 2019 году «Сборная Арктики».
Компания плодотворно сотрудничает с ПАО «Севералмаз» - участвовала в подготовке торжественного открытия ГОКа на месторождении им. М.В. Ломоносова, организовала комплексную программу празднования 25-летия «Севералмаза».
Видеоролики «ВЕРИ ГУД ГРУПП» о регионе традиционно набирают сотни тысяч просмотров – достаточно упомянуть всем известную «Архипедию» и музыкальный проект 15/84.
В 2015 году трилогия мультфильмов в рамках повышения финансовой грамотности населения Архангельской области на всероссийском конкурсе социальной рекламы «Импульс» заняла почетное второе место из 85 работ, представленных 64 регионами России.
Компания организовывает открытие крупных объектов в Архангельске – например, ТРК «Титан Арена», «Леруа Мерлен». В течение семи лет занималась подготовкой и проведением ежегодного приема губернатора для молодежи, семь лет принимала участие в «Команде29», выступает организатором форумов и конференций, участвует в подготовке предвыборных кампаний.
2151 
0
